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秘书礼仪之邮件礼仪

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来源:互联网  
 更换文字大小:时间:2009-08-10 16:32

  

      秘书在一天中,主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天,从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封,怎样处理这些邮件呢?Samantha教给了我们如下邮件礼仪:
  如果某人:

  为你做了某事——确认并简略感谢;

  请你做某事——确定优先程度,让对方知道你会马上着手,立即将此事放到任务列表上并设置闹钟提醒,给自己留出足够的时间;

  请你做的事你没有做到——如果因为客观原因确实无法完成,让别人知道为什么,这个原因应该是有一定分量的,不要涉及无意义的细节。

  如果你:

  想请别人回复你的邮件——为邮件留下开放性结尾。比如提出疑问或者列出几个选择,永远不要汇报,而要询问意见,落款写上“Wouldyoupleaseadviseifalltheaboveareokforyou?”如果你写“以上是我要说的事情”,那按照逻辑,别人只会想,“哦,那是你要说的事情呗!”

  为别人做了某事——确认此事已经圆满完成,并询问是否对方还需要其他帮助;

  请别人做某事——那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作,给自己留出预计需要回复的时间,在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人,而不是在整件工作的最后期限设置提醒。

  正在为别人做某事——用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展,感觉到你对他们的尊重,即使最后任务没有完成,别人也可以看到你努力的过程。

  想表现出主动性——总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备,比如为不同地区的人组织会议或电话时,总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间。

  此外,Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋,比如不要同时处理多封邮件,回复或浏览完一封邮件再打开下一封,这样在团队成员相似而项目不同时,可以有效避免混淆;为一些特定的发件人,比如老板设置特定的背景颜色,这样可以很容易地发现并首先处理他们的邮件。

 


 

 

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